Die Einführung der elektronischen Rechnung ist kein Zukunftsszenario mehr – sie ist bereits Realität. Seit dem 1. Januar 2025 gilt: Alle Unternehmen in Deutschland müssen E-Rechnungen empfangen können. Doch das ist nur der Anfang. Die Bundesregierung hat im Rahmen des Wachstumschancengesetzes einen klaren Fahrplan beschlossen: Ab 2027 bzw. 2028 wird die Ausstellung und Verarbeitung strukturierter E-Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend und klassische PDF- oder Papierrechnungen werden dann im Geschäftsverkehr nicht mehr zulässig sein.
Der Zeitplan im Überblick
- Seit 01.01.2025: Pflicht zur Annahme strukturierter E-Rechnungen für alle Unternehmen
- Ab 01.01.2027: Pflicht zur Ausstellung strukturierter E-Rechnungen für große Teile des B2B-Geschäfts
- Spätestens 2028: flächendeckende Umstellung auf elektronische, maschinenlesbare Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD
- Parallel dazu: Die EU-Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) sieht eine europaweite Harmonisierung von E-Rechnung und digitalem Meldesystem vor. Auch wenn die endgültige Umsetzung zeitlich noch nicht fixiert ist, wird sie in den kommenden Jahren maßgeblich Einfluss auf nationale Regelungen haben und sollte in der strategischen Planung berücksichtigt werden.
Was sich ändert – und warum es wichtig ist
- Papier- und PDF-Rechnungen werden im B2B-Bereich nicht mehr zulässig sein.
- Zulässig sind nur strukturierte, maschinenlesbare Formate, die eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen, also z. B. XML-Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Laut Bundesfinanzministerium ist eine Nutzung von EDI-Verfahren wie EDIFACT weiterhin gestattet, sofern sie kompatibel mit der EN 16931 sind oder sich die gesetzlich erforderlichen Rechnungsangaben daraus vollständig extrahieren lassen.
- Unternehmen, die nicht rechtzeitig umstellen, verstoßen gegen rechtliche Vorschriften und riskieren damit ihr Recht auf Vorsteuerabzug und empfindliche Strafen seitens der Finanzbehörden. Ein Recht auf Ausstellung von Rechnungen in alternativen Formaten besteht in keinem Fall.
Früh starten heißt doppelt profitieren
Die Umstellung auf E-Invoicing ist nicht nur eine Pflicht – sie ist auch eine Chance, Prozesse neu zu denken. Wer frühzeitig handelt, sichert sich klare Vorteile:
- Effizientere Workflows dank automatisierter Datenverarbeitung
- Fehlerreduktion durch den Wegfall manueller Dateneingaben
- Schnellere Zahlungseingänge und optimiertes Cashflow-Management
- Revisionssicherheit und Compliance-Vorteile
- Zukunftsfähigkeit auch bei wachsendem Belegvolumen
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Die E-Rechnung ist mehr als ein weiterer Schritt der Digitalisierung – sie wird zum verbindlichen Standard im Geschäftsverkehr. Wer jetzt aktiv wird, gewinnt nicht nur Rechtssicherheit, sondern verschafft sich einen messbaren Vorsprung an Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit. Mit CIS/4-Cloud – E-Invoicing sind Sie nicht nur vorbereitet, sondern Ihrer Konkurrenz einen Schritt voraus.
