Warum die Zarges GmbH bei der Belegverarbeitung auf den CONCETO AI‑Extractor setzt
Als qualitätsorientiertes Traditionsunternehmen mit über 90 Jahren Erfahrung setzt ZARGES auf moderne Prozesse und maximale Effizienz entlang der gesamten Lieferkette. Im Rahmen einer zukunftssicheren Digitalisierungsstrategie suchte ZARGES nach einer Möglichkeit, eingehende Kundenaufträge automatisiert in das SAP-System zu überführen – schnell, fehlerfrei und systemkompatibel.
Mit dem AI-Extractor von CONCETO automatisiert ZARGES heute die Erfassung eingehender Aufträge direkt aus PDF-Dokumenten – inklusive Datenvalidierung, Stammdatenabgleich und Übergabe an das SAP-System. Das Ergebnis: schnellere Durchlaufzeiten, höhere Datenqualität und mehr Kapazität im Vertrieb.
„Wir suchten eine Lösung, die sich an unsere Prozesse anpasst – nicht umgekehrt. Der AI-Extractor überzeugte uns durch seine überraschend wirtschaftliche Umsetzung, hohe Formatflexibilität und eine tiefe SAP-Integration, um damit unsere Fachabteilungen spürbar zu entlasten. “
Andreas Wendt, Manager Competence Center SAP – ZARGES GmbH
Die Herausforderung
ZARGES verarbeitet täglich ein hohes Volumen eingehender Kundenaufträge, die über verschiedene Kanäle und Formate eintreffen – von strukturierten EDI-Nachrichten bis hin zu unstrukturierten PDF-Bestellungen und Begleitpapieren.
Die manuelle Erfassung und Zuordnung dieser Dokumente war zeitaufwendig, fehleranfällig und band erhebliche Ressourcen in den Fachabteilungen. Besonders im Streckengeschäft, wo PDF-Begleitpapiere zusätzlich zu EDI-Aufträgen vorliegen, entstand ein hoher Abstimmungs- und Pflegeaufwand.
ZARGES suchte daher nach einer Lösung, die nicht nur skalierbar für hohe Belegmengen ist, sondern auch die Zusammenführung strukturierter und unstrukturierter Daten ermöglicht – und sich gleichzeitig flexibel in die bestehende SAP-Systemlandschaft integriert.
Die Evaluationsphase
ZARGES hatte bereits vor einigen Jahren eine klassische OCR-basierte Lösung zur automatisierten Belegerfassung im Einsatz. Diese Lösung erwies sich jedoch im Alltag als technisch unflexibel, wartungsintensiv und kostenaufwendig – insbesondere bei der Verarbeitung kundenspezifischer Formate und wechselnder Dokumentenlayouts. Der erwartete Nutzen blieb aus, sodass der Einsatz schließlich eingestellt wurde.
Im Zuge einer unternehmensweiten Digitalisierungsstrategie wurde daher eine neue Evaluationsphase gestartet, in der verschiedene Anbieter und Plattformen verglichen wurden – mit klar definierten Anforderungen:
- Hohe Verarbeitungssicherheit – auch bei individuell gestalteten PDF-Layouts
- Wirtschaftliche Skalierbarkeit bei hohen Belegvolumen
- Verknüpfung strukturierter (EDI) und unstrukturierter (PDF) Informationen
- Nahtlose Integration in bestehende SAP-Prozesse
- Mehrsprachigkeit für den konzernweiten Einsatz in internationalen Landesgesellschaften
Vom Prüfstand zur Produktivlösung
ZARGES nutzte bereits erfolgreich den CIS/4- Cloud – EDI-Service von CONCETO zur Abwicklung des elektronischen Datenaustauschs mit Kunden, Lieferanten und Logistikdienstleistern (3PLs).
Im Rahmen der Digitalisierungsstrategie wurde zusätzlich eine Lösung gesucht, um unstrukturierte Belege – wie Aufträge per PDF oder E-Mail sowie zugehörige Begleitpapiere – automatisiert, medienbruchfrei und systemgestützt zu verarbeiten. Mehrere Anbieter wurden intensiv geprüft und verglichen.
Den Zuschlag erhielt erneut CONCETO – vor allem aufgrund der technologischen Leistungsfähigkeit des CIS/4-Cloud – AI-Extractors, seiner wirtschaftlichen Skalierbarkeit gegenüber klassischen OCR-Lösungen sowie der nahtlosen SAP-Integration.
Die Kombination aus AI-Extractor und CIS/4-Cloud – EDI-Service überzeugte durch technische Tiefe, SAP-Prozessnähe und eine Architektur, die für Cloud- und Hybridbetrieb gleichermaßen geeignet ist. Zentrale Anforderungen waren dabei:
- die zuverlässige Erkennung individueller Kundenlayouts
- die Verknüpfung mit bestehenden EDI-Daten
- sowie eine durchgängige Validierung auf Basis aktueller SAP-Stammdaten
Ein typisches Szenario: Kundenaufträge und Begleitpapiere treffen zeitversetzt und kanalunabhängig ein – z. B. als EDI-Auftrag plus PDF-Lieferschein per E-Mail. Die Dokumente müssen automatisch erkannt, zugeordnet und zu einem vollständigen Geschäftsfall zusammengeführt werden.
Überzeugend war dabei die Möglichkeit, PDF-Inhalte synchron in SAP zu verproben und fehlende Angaben wie Materialnummern oder Kundendaten automatisiert zu ergänzen oder spezifische Prüfungen vorzunehmen.
Der CIS/4-Cloud – AI-Extractor wurde innerhalb kurzer Zeit implementiert und bildet heute eine leistungsfähige, KI-basierte Lösung zur intelligenten Belegverarbeitung – inklusive SAP-validierter Erkennung, automatischer Datenanreicherung und Mehrsprachigkeit für international eingesetzte Dokumentlayouts.
„Ein wesentlicher Vorteil war für uns die Möglichkeit, strukturierte und unstrukturierte Eingangsdaten – unabhängig vom Übertragungskanal – automatisiert zusammenzuführen. So lassen sich beispielsweise kundenspezifische Lieferpapiere zuverlässig den jeweiligen Kundenaufträgen zuordnen. Das reduziert manuelle Tätigkeiten, erhöht die Datenqualität und entlastet unsere Fachabteilungen spürbar. “
Martin Soyer, IT Specialist SAP SD/LES/EDI/ATLAS – ZARGES GmbH
Das Ergebnis
Die Einführung der Lösung führte bei ZARGES zu einer deutlichen Effizienzsteigerung in der Bearbeitung eingehender Kundenaufträge.
Durch die automatisierte Erkennung, Validierung und Anreicherung der Bestelldaten direkt im SAP-System konnte der manuelle Aufwand im Vertriebsinnendienst um rund 65 % reduziert werden. Medienbrüche und manuelle Eingaben entfallen weitgehend.
Die KI-gestützte Dokumentenerkennung erreicht bereits zum Start eine Erkennungsrate von über 95 % – auch bei uneinheitlichen PDF-Formaten und kundenspezifischen Layouts.
Gleichzeitig verbesserten sich die Durchlaufzeiten im Auftragsprozess messbar. Eingänge werden heute deutlich schneller verarbeitet, Nachbearbeitungen minimiert – bei gleichzeitiger Steigerung der Prozessqualität und Transparenz, insbesondere bei komplexen Szenarien wie dem Streckengeschäft mit Begleitpapieren.
Fazit & Ausblick
Mit der Erweiterung der bestehenden CIS/4-Cloud-Plattform um den AI-Extractor hat ZARGES einen wichtigen Schritt in Richtung durchgängiger, automatisierter Dokumentenprozesse vollzogen. Die kanalunabhängige Verarbeitung und intelligente Verknüpfung strukturierter und unstrukturierter Daten steigert nicht nur die Effizienz in der Auftragsabwicklung, sondern verbessert auch nachhaltig die Prozessqualität und Transparenz.
Auf dieser technologischen Basis plant ZARGES nun den Roll-out der Lösung in weitere Landesgesellschaften. Dank Mehrsprachigkeit, SAP-Nähe und hoher Formatflexibilität bietet die Plattform ideale Voraussetzungen, um dokumentenbasierte Prozesse konzernweit zu harmonisieren und weiter zu automatisieren – skalierbar, sicher und zukunftsfähig.
